Finansowanie posiłków dla pracowników z budżetu ZFŚS.

Pytacie często, czy posiłki dla pracowników można sfinansować z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). W poniższym artykule pokazujemy, że można. Jest to  nie tylko dozwolone prawnie ale i rekomendowane. 

Czy to możliwe?

Przedsiębiorstwa, które rozważają wdrożenie nowego, atrakcyjnego benefitu, jakim jest całościowe lub częściowe finansowanie posiłków dla pracowników, nie muszą zastanawiać się nad pozyskaniem nowego źródła ich finansowania. Wsparcie socjalne, jakim jest zapewnieniem posiłków, może być również opłacane ze środków zgromadzonych w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, który w przypadku wielu firm jest obligatoryjny. Często pracodawcy literalnie traktując zapisy ustawy dotyczącej działalności ZFŚS, ograniczają się do wykorzystania ich przede wszystkim na wsparcie działań kulturalno-oświatowych. Tymczasem nawet Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej na swojej stronie internetowej zachęca firmy do dofinansowywania posiłków, wskazując jednocześnie, że wsparcie w postaci obiadu, które nie wynika z Kodeksu Pracy, również może być opłacane z ZFŚS .

Dofinansowanie posiłków z budżetu ZFŚS a składki i podatek dochodowy

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 wartość finansowania posiłków dla pracowników w ramach ZFŚS podlega zwolnieniu ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Natomiast, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych pracownik jest zobowiązany do opłacania podatku, dopiero gdy wartość otrzymanych świadczeń socjalnych przekracza 2000 zł rocznie. Wartość ta została ustalona na podstawie zmian wprowadzonych w życie z dniem 31.03.2020 i obejmuje dopłaty otrzymane w 2020 i 2021 roku. Oznacza to, że pracownik, który w ciągu 2020 roku łącznie otrzymał od pracodawcy wsparcie w wysokości 2400 zł, odprowadzi podatek dochodowy naliczony od kwoty 400 zł. Warto dodać, że zwolnieniu do wskazanej kwoty podlegają także świadczenia współfinansowane przez ZFŚS i w części pokrywane ze środków prywatnych pracownika. Istotne jest to, że zwolnienie od podatku dochodowego nie dotyczy bonów i talonów żywieniowych: otrzymywane przez pracowników bony towarowe nie zostały zwolnione przez ustawodawcę od podatku dochodowego od osób fizycznych, a w konsekwencji podlegają opodatkowaniu – niezależnie od tego, czy zostały zakupione ze środków ZFŚS, czy ze środków obrotowych pracodawcy. A zatem z perspektywy pracownika korzystniejszy niż zakup bonów, jest wybór partnera, który tak jak Lunching zapewnia dostawę samodzielnie zamawianych i wybieranych posiłków.

Warunki finansowania posiłków z ZFŚS

Decydując się na zapewnienie posiłków pracownikom, trzeba pamiętać, że finansowanie jakichkolwiek inicjatyw związanych z dysponowaniem ZFŚS podlega jasno określonym przez ustawodawcę zasadom. Środki przeznaczone na posiłek dla pracownika muszą w całości pochodzić z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, nie można na ten cel wykorzystywać środków obrotowych przedsiębiorstwa. Ponadto, korzystanie z budżetu ZFŚS w celu opłacenia posiłków musi odbywać się na podstawie regulaminu socjalnego obowiązującego w zakładzie pracy, w którym powinny znajdować się stosowne zapisy o właśnie takiej formie wsparcia dla pracowników. Bardzo istotne jest także określenie kryteriów przyznania tego benefitu. Zgodnie z ideą ZFŚS nie mogą go otrzymać wszyscy po równo. Decydujące w przyznaniu powinno być kryterium socjalne, czyli na przykład deklarowana przez pracownika wartość przychodu w przeliczeniu na członka rodziny.

Ciepły posiłek w pracy to dobrze wykorzystane wsparcie.

Obecnie pracodawcy mają wiele możliwości zorganizowania tej formy wsparcia dla pracowników. Wybór jest zazwyczaj uzależniony od specyfiki zakładu pracy, jego rozmiaru, charakteru działalności, a także lokalizacji. Wiele firm decyduje się na przekazywanie swoim pracownikom bonów, talonów lub przedpłaconych kart żywieniowych, które można zrealizować w restauracjach lub sklepach spożywczych. Często jest to rzeczywiście wygodny sposób. Należy jednak pamiętać, że wszelkie karty i bony żywieniowe zawsze podlegają opodatkowaniu. Co więcej, bony żywieniowe lub karty przedpłacone nie zawsze mogą zostać wykorzystane w pożądany przez pracodawcę sposób. Firmy najczęściej decydują się na ten benefit, bo chcą zapewnić swoim pracownikom posiłek w trakcie pracy. Tymczasem karty czy talony mogą być wykorzystywane w dowolnym dla pracownika dniu i godzinie, nawet w weekend i to nie zawsze na odpowiedni posiłek. Dlatego coraz więcej firm świadomych tego, jak istotny wpływ na nasz organizm ma zdrowy, ciepły posiłek zjedzony o właściwej porze decyduje się na wdrożenie rozwiązań oferowanych przez Lunching. Dzięki posiłkom z dostawą prosto do firmy pracodawcy zyskują pewność, że oferowany przez nich benefit został właściwie spożytkowany. Z usług zapewnianych przez Lunching pracownicy mogą korzystać tylko do określonej godziny w ciągu tygodnia. Taki sposób wsparcia socjalnego pracowników nie pozostawia szans na żadne nadinterpretacje. Za naszym pośrednictwem pracownicy mogą zamawiać wyłącznie zdrowe, świeżo przygotowywane posiłki. Więcej o tym, jak w prosty i szybki sposób wdrożyć Lunching przeczytasz w tym artykule na blogu.

Bezpieczny benefit w dobie pandemii

Często zdarza się, że znaczną część środków zgromadzonych w ramach ZFŚS firmy przeznaczają na karnety na siłownię czy basen, bilety do kina lub teatru, z których dotychczas wszyscy chętnie korzystaliśmy. Jednak lockdown, z którym przyszło nam się mierzyć oraz stale rozwijająca się epidemia koronawirusa nie sprzyjają właściwemu wykorzystaniu tych form wsparcia. Wiele osób z obawy przed zarażeniem, unika tego typu miejsc. Co więcej, środki zgromadzone na niewykorzystanych kartach przepadają a bilety lub karnety tracą swoją ważność. Właśnie dlatego szczególnie teraz warto rozważyć zmiany w dysponowaniu środkami ZFŚS. Decydując się na finansowanie posiłków np. z dostawą o regularnej porze, pracodawcy mają pewność, że zapłacą za realnie wykorzystany benefit a wsparcie, które oferują swoim pracownikom, jest bezpieczne i zdrowe.

Wszystko, co musisz wiedzieć o finansowaniu posiłków z ZFŚS:

• Ustawa o ZFŚS umożliwia wykorzystanie środków funduszu na zapewnienie pracownikom posiłku.
• Z ZFŚS nie można opłacać posiłków regeneracyjnych i profilaktycznych, do zapewnienia których pracodawcę zobowiązuje Kodeks Pracy.
• Wartość finansowania posiłków dla pracowników w ramach ZFŚS jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
• Wartość finansowanych posiłków w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi przychód dla pracownika tylko, gdy wartość świadczeń otrzymywanych z budżetu ZFŚS przekracza 2000 zł. Dotyczy to świadczeń otrzymywanych w latach 2020 i 2021.
• Bony lub talony żywieniowe nie podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego.
• Posiłki można finansować z ZFŚS przy spełnieniu wszystkich poniższych warunków:
  • kwota na nie przeznaczona w całości pochodzi z ZFŚS a nie np. ze środków obrotowych firmy;
  • zakładowy regulamin zawiera zapisy dotyczące tej formy wsparcia;
  • o ich przyznaniu decyduje kryterium socjalne

HR-owcu, polecamy również artykuł Posiłki dla pracowników a składki ZUS.

Jeśli nasze artykuły nie rozwiały wszystkich Twoich wątpliwości, masz pytania dotyczące prawnych lub organizacyjnych kwestii związanych z posiłkami dla pracowników – zostaw swój komentarz lub napisz do nas na adres blog@lunching.pl. Czekamy na Twoje opinie i propozycje kolejnych tematów, które chętnie podejmiemy na naszym blogu.

Zgłoś firmę, a wycenimy dla Ciebie Lunching z funduszu ZFŚS