Lunching: Wdrażałaś Lunching w firmie od samego początku. Jak powstał pomysł wprowadzenia wirtualnej stołówki?

Justyna: Moja koleżanka z pracy, szefowa działu BHP, przeczytała na Waszym blogu informację o tym, jak przeciwdziałać Covidowi  i co sami proponujecie. Ona przyjęła Waszą ofertę w kontekście BHP, a ja w kontekście dofinansowania posiłków. To był duży spontan ale nasz zarząd od początku był nastawiony optymistycznie i zapadła szybka decyzja na tak.

L.: Jesteście dużą firmą. Mieścicie się w dwóch lokalizacjach. Jakie wyzwania wiązały się z wdrożeniem platformy Lunching?

J: Wyzwaniem była rzeczywiście lokalizacja. Na początku odbyliśmy wiele telekonferencji. Panowie z Lunchingu odwiedzili na w obu oddziałach, aby dobrze dopasować usługę do naszych lokalnych wymogów. W tym czasie musieliśmy również przekonać związki zawodowe, do tego, że wszystkim to wyjdzie na dobre. Część naszych pracowników już wcześniej otrzymywało posiłki regeneracyjne. Dla pozostałych wprowadziliśmy nowy benefit pracowniczy w postaci dofinansowania obiadów. Logistycznie przebiegło to gładko. Mamy bardzo zgrany zespół i wiele osób zaangażowało się w to. We współpracy z naszym działem BHP zorganizowaliśmy spotkania-szkolenia i wycieczki po zakładzie  dla dostawców Lunchingu. Wyznaczyliśmy specjalny czas na odbiór posiłków. Dostawcy zostali przeszkoleni z zakresu BHP, otrzymali specjalne przepustki. Lunch-spoty zostały oklejone plakatami, aby miejsce rzucało się w oczy dla nowych kurierów.. 

L.: Czyli na początku mieliście sporo pracy.

J: Tak, ale liczyłam się z tym. Narzuciliśmy sobie bardzo szybkie tempo. Chcieliśmy mieć jak najmniej problemów na przykład z RODO. Znaleźliśmy takie procedury, dzięki którym uniknęliśmy dodatkowej papierologii związanej z przekazywaniem danych osobowych. Po  prostu ich Lunchingowi nie przekazaliśmy. Lunching znalazł rozwiązanie i dostosował się do naszego pomysłu. Przekazaliśmy jedynie imię pracownika i unikatowy numer identyfikacyjny, czyli dane, które zgodnie z ustawą nie są danymi osobowymi. Lunching poradził sobie ze stworzeniem unikatowych kont dla każdego pracownika mając wyłącznie imię i numer ID.  Wymagało to na początku sporo pracy zarówno od Lunchgingu jak i od nas, ale w rezultacie nie musieliśmy zajmować się  RODO i działa to doskonale. Pracownik, który loguje się w swoim profilu może swoje dane uzupełnić samodzielnie akceptując regulamin, dzięki czemu może otrzymywać powiadomienia z Lunchingu. Może jednak pominąć uzupełnianie danych osobowych i pozostać przy samym imieniu. 

L.: Wróćmy jeszcze do osób, które miały wcześniej posiłki regeneracyjne, czy coś się dla nich zmieniło?

J: Dla nich nic się nie zmieniło. Obiady dostarcza ta sama firma, co wcześniej, w tych samych godzinach. Zmieniała się jedynie platforma do zamawiania.

L.: A na czym polega zmiana w administrowaniu posiłków regeneracyjnych?

J: Wcześniej posiłki zamawialiśmy telefonicznie i mailowo. Teraz wszystko jest w Lunchingu, otrzymujemy wyłacznie raport i zestawienia. A tak, jak wspominałam dla ludzi, choć inna jest forma zamówienia, samo jedzenie się nie zmieniło. Nie przeszło to tak gładko, jak w przypadku wdrożenia benefitów, ale byliśmy świadomi, że tak będzie. Teraz już nie docierają do mnie żadne informacje o problemach.

L.: A co zmieniło się w przypadku pozostałego zespołu?

J: Bardzo dobrze ludzie w naszej firmie odebrali nowy benefit. Jestem przekonana, że pracownicy są zadowoleni. Lunching to naprawdę duży krok w nowoczesność. Jeszcze kiedy regularnie pracowaliśmy z biura, zawsze na korytarzu było poruszenie, kiedy otrzymywaliśmy powiadomienie “Twój posiłek został dostarczony”. Wiadomo było, że każdy zmierza do Lunch -spotu odebrać obiad. To była miła część dnia. Menu jest naprawdę bogate. Plusem są też różne godziny odbioru.

L.: Panowie na produkcji też są zadowoleni?

J: Zastanawialiśmy się, czy będzie zainteresowanie na produkcji. Ale okazuje się, że jest. Panowie też z tego korzystają. Nawet Ci, którzy mają posiłki regeneracyjne również chcą korzystać z dodatkowej kwoty dofinansowania.

L.: W Lunchignu jest opcja, aby kwota powyżej dofinansowania była rozliczana bezpośrednio z pracownikiem. Nie skorzystaliście z tej opcji, dlatego?

J: Nie, u nas potrącamy nadwyżkę z pensji. Obsługa Lunchingu przez pracownika nie wymaga od niego ani posiadania przy sobie gotówki, ani karty a dzięki naszemu rozwiązaniu również nie wymaga robienia przelewu. Jest to jednorazowe potrącenie z pensji na koniec miesiąc. Dla nas było to bardzo dobre rozwiązanie, które docenili pracownicy. Na swoim koncie przy zamówieniu pojawia się czytelny komunikat, jaka kwota zostanie potrącona z pensji. I tak się dzieje. Otrzymujemy rozliczenie, przekazujemy do płac, więc wracając do pytania o obciążenie administracyjne – nie ma żadnego. Obciążenie było na początku, jednorazowe, z którym każdy się liczy. Natomiast jeśli chodzi o obciążenie codzienne teraz –  nie ma żadnego.

L.: Co możesz podpowiedzieć osobom, które w swoich firmach wdrażają Lunching?

J: Na etapie wdrożenia warto przygotować bardzo szczegółową komunikację dla pracowników. Dla nich to może być czarna magia. Dlatego przygotowaliśmy dla nich komunikację w postaci pytań i odpowiedzi Q&A. Wiedzieliśmy, że ludzie zapytają na przykład o to, czy można zamówić na nocną zmianę, albo czy dofinansowanie kumuluje się jeśli któregoś dnia z niego nie skorzystają. Naprawdę warto przemyśleć te pytania, wczuć się w rolę pracowników. Trzeba je spisać i przekazać pracownikom gotowe odpowiedzi. Można dzięki temu zaoszczędzić sobie masę pracy. 

L.: Czy możesz polecić Lunching?

J: Tak. Kiedyś przychodząc do pracy zaczynało się od przysłowiowej kawy. Teraz rozpoczynamy dzień od zamówienia obiadu na Lunching. Pracownikom wchodzi to już w krew. Nie ukrywam, że samo wdrożenie może zniechęcać. Człowiek od razu widzi Rodo i masę papierów. Ale Lunching jest na tyle otwarty i pomocy, ze można to wszystko zrobić. Etap wdrażania był intensywną pracą ale współpraca z Lunchignem była wspaniała. Rozmawialiśmy z panem Patrykiem z pewnością po 10 razy dziennie. Jesteście bardzo otwarci na potrzeby klienta  i my to doceniamy i myślę, że dzięki temu to wdrożenie tak ekspresowo przesło.

L.: A jak długo trwało?

J: 2 tygodnie. W tym czasie Lunching i my zrobiłyśmy wszystko, co było potrzebne, aby wystartować. 

L.: To teraz na zasłużone wakacje.

J: Tak, przydałoby się. Czekamy na otwarcie granic (śmiech).

Dziękuję, do usłyszenia.

Z Justyną Bartnik rozmawiała Danuta Pawlik.

Polecamy Wam również wywiad z Beatą Rembierz, Country Human Resources Manager w Tokai COBEX.