Rodzaje kantyn

  • Stołówki w zakładach pracy zatrudniających osoby pracujące fizycznie, które zazwyczaj oddalone są od centrów miast. To najczęściej kantyny zamknięte dla gości spoza firmy.
  • Stołówki w biurowcach. Może to być wspólna kantyna dla pracowników firm, które posiadają tu swoje biura, zamknięta lub otwarta dla gości z zewnątrz. Zdarzają się też stołówki wyłącznie dla pracowników konkretnej firmy. Najczęściej cały budynek jest siedzibą lub oddziałem jednej korporacji.

Ile potrzebujcie miejsca?

Kuchnia, magazyn i chłodnia wraz z jadalnią zajmie kilkaset metrów kwadratowych.

Ile kosztuje wyposażenie kantyny

Wyposażenie kuchni, magazynu i chłodni kosztuje od 300 do 600 tys zł. Sam piec konwekcyjny kosztuje 100 tys. zł. Nasz informator powiedział, że w ubiegłym roku na dość “wypasioną” kuchnię dla 1000 gości wydał 500 tys. zł.

Sami czy z operatorem?

Prowadzenie kantyny to bardzo złożony proces wymagający wiedzy i doświadczenia. Dlatego obecnie rzadko kiedy firmy decydują się na to, aby otworzyć stołówkę własnymi siłami. Na to przedsięwzięcie składa się ogrom zadań, z których kluczowe to: wyposażenie kuchni spełniającej wszystkie normy prawne, odbiory sanepidu i innych organów, zatrudnienie szefa kuchni, kucharzy i pomocników kuchennych, sprzątaczy, kasjerów, wyposażenie kas, rejestracja kas fiskalnych, wyposażenie jadalni, być może poprzedzone projektem architektonicznym. To tylko wierzchołek góry lodowej. Lista zadań przy zakładaniu stołówki jest bardzo długa i wymaga napisania osobnego postu. 

Tym razem skupimy się na drugim rozwiązaniu, które wybiera obecnie zdecydowana większość firm, na współpracy z zewnętrznym operatorem. Własne stołówki pozostają domeną szkół, przedszkoli i zakładów pracy, w których jest to już wieloletnia tradycja. 

Jak założyć stołówkę korzystając z operatora

Jeśli zdecydujecie się na współpracę z operatorem, oto ważne kroki: 

Przetarg

Zaproście do przetargu kilka firm, które mają najlepsze opinie. 

Degustacja

Poproście operatorów biorących udział w przetargu o przygotowanie degustacji. Najlepiej, aby taka degustacja trwała około 2-3 dni. Degustowaniem obiadów powinno zająć się stałe grono około 5 osób. Wśród tych osób często jest zatrudniony w tym celu kucharz, osoba, która oceni jakość produktów profesjonalnie, nie tylko na podstawie swoich preferencji smakowych. Pozostałe osoby to najczęściej przedstawiciele zarządu i działu HR. Każda z tych osób powinna otrzymać trzy dni z rzędu danie z dostawą od jednego operatora. Rozłóżcie w czasie degustację, aby każdy operator miał swoje 3 dni na wyłączność. Jeśli jednego dnia otrzymaliście 3 obiady do degustowania to wiadomo, że dania zjedzone najpierw miałyby większe szanse. Jeden dzień dla każdego to stanowczo za mało. Wystarczy, że kucharz nie trafi w gusta jury lub pechowo otrzyma od swoich dostawców słabszej jakości surowce i będziecie mieć fałszywy obraz. Niech ta degustacja da Wam realną ocenę jakości dań. Z wybranym operatorem zostaniecie najprawdopodobniej na kilka kolejnych lat. To, jaką oferuje kuchnię jest kluczowe. Oczywiście ważna będzie również cena. Jednak w pierwszej kolejności upewnijcie się, że negocjujecie cenę z dostawcami, których jedzenie akceptujecie. Ceny i tak z czasem ulegną zmianie, ponieważ ze względu na inflację nikt nie zagwarantuje Wam tych samych cen przez kilka lat. 

Kto zainwestuje w infrastrukturę kantyny?

Jeśli chcecie, aby inwestycja w zaplecze, kuchnię, chłodnie, magazyn leżała po stronie operatora musicie liczyć się z długoterminową umową, nawet na 10 lat, może uda się wam wynegocjować krótszy okres czasu. Jeśli umowa ma być zawarta na 2-3 lata to zapewne Wasza firma będzie musiała zapłacić za wyposażenie kuchni. Podobnie jest z wyposażeniem jadalni. Wszystko zależy od waszych ustaleń. Plusem kuchni ze swoim sprzętem jest to, że macie większą swobodę w wymienianiu operatorów, jeśli jakość jedzenia przestanie być zadowalająca. No ale trzeba wyłożyć kilkaset tysięcy złotych.

Ceny w stołówce

Nasz rozmówca, który prowadził jako operator stołówki w kilku korporacjach w Krakowie, powiedział nam, że miał do czynienia w swojej karierze z bardzo różnymi sytuacjami. W jednej z nich nie płacił czynszu, jednak za to w umowie zobowiązał się, że obiady nie będą kosztowały więcej niż 14 zł. Było to już kilka lat temu, z pewnością obecnie górna granica cenowa byłaby wyższa. Umowa zobowiązywała go do zachowania cen w granicy 14 zł przez okres jednego roku z możliwością negocjacji jeśli znacząco podrożeją produkty. W tym przypadku firmie zależało na tym, aby jedzenie nie było zbyt drogie. Firmę stać było na to, aby sfinansować wynajmowaną powierzchnię. Operator nie mając dużych kosztów utrzymania mógł śmiało inwestować w dobrej jakości produkty i utrzymać niskie ceny.
W innym przypadku ten sam operator musiał płacić rynkową cenę za czynsz, mógł jednak decydować o wysokości cen posiłków w swojej kantynie. Ceny w tym przypadku były wyższe, choć, jak powiedział, nie tak wysokie jak w restauracjach w centrum miasta.

Kształt umowy z operatorem zależy od wielu czynników. Jednak kluczowe pytania, które musicie sobie zadać zanim zaczniecie negocjować umowę to:

  • jaki jest cel stołówki?
  • czy wynajmujecie powierzchnię operatorowi i celem umowy jest zwrot kosztów za powierzchnię?
  • czy chcecie zapewnić pracownikom jedzenie w niskich cenach i możecie zrezygnować z zarobku na wynajmie?

Kto płaci za media?

Wyposażenie kuchni, magazynów i jadalni to jednorazowa inwestycja. Pozostaje jeszcze kwestia mediów: prąd, woda, ew. gaz, wywóz śmieci, sprzątanie. Nie ma tu również reguły. Jeśli operator wynajmuje powierzchnię, jest niezależny, sam ustala ceny, sprzedaje również jedzenie z dostawą to zazwyczaj sam płaci wszystkie rachunki. Jeśli umowa z operatorem zakłada, że jest to wewnętrzna kantyna służbowa, w której możecie dyktować ceny, a operator nie ma możliwości sprzedawania obiadów zewnęrznym podmiotom – płacenie rachunków za media może być po Waszej stronie. To nie jest jednak reguła. Tu również musicie negocjować.

Dofinansowanie posiłków w kantynie dla pracowników 

Jeśli chcecie dopłacać pracownikom do obiadów w kantynie możecie to zrobić na kilka sposobów:

  1. Karty liczące ilość dań. Pracownik posiada swoja kartę, którą “odbija” przy kasie. Na karcie zapisywana jest ilość dań, którą w miesiącu zjadł pracownik. Można ograniczyć karty do jednego posiłku dziennie. Jeśli dofinansowanie wynosi 5 zł każdego dnia to po odbiciu karty przy kasie pracownik zapłaci 5 zł mniej. Pod koniec miesiąca operator wystawi Wam fakturę za naliczone benefity. 
  1. Karty typu prepaid. W tym przypadku pracownik ma kartę doładowaną na konkretną kwotę, którą może zapłacić w stołówce. Karta prepaid może być ograniczona wyłącznie do płacenia w stołówce lub może służyć do płacenia również w innych miejscach. Tu jednak jest ryzyko, że nie będziecie mogli tych kwot zwolnić ze składek ZUS i opodatkowania. W razie kontroli trudno udowodnić, że środki na karcie pracownik wydał na obiad w trakcie pracy. W przypadku kart prepaid nie rozliczacie się z operatorem kantyny. W tym przypadku musicie podpisać osobną umowę z operatorem kart przedpłaconych prepaid.
  2. Pełne dofinansowanie. Jeśli fundujecie zespołowi całe obiady, płacicie operatorowi za wszystkie wydane obiady. Zazwyczaj jednak, aby operator zachował płynność finansową, będzie wymagał od Was zaliczkowania na poczet zakupów.

Alternatywa do własnej kantyny

Są dwa powody, dla których warto sprawdzić alternatywną opcję, jaką jest wirtualna kantyna typu Lunching. Są to koszty i brak elastyczności. O kosztach już wiecie sporo. Co kryje się za elastycznością?

“Wiemy od naszych klientów, którzy posiadają kantyny w zakładach pracy, że kantyna po prostu się nie wyrabia. Pracownicy mają zbyt krótkie przerwy, aby zdążyć dotrzeć do stołówki, poczekać w kolejce, odebrać jedzenie, zjeść i wrócić terminowo na swoje stanowisko pracy. Problem dotyczy zarówno firm biurowych jak i fabryk, w których pracownicy pracują w kilku budynkach a kantyna jest tylko w jednym z nich. Właściwie tylko zespół, który ma najbliżej do stołówki wyrabia się ze zjedzeniem obiadu. Firmy korzystające z naszej usługi mogą dokładnie ustalić, ile posiłków i w jakich godzinach ma być dostarczone do wszystkich miejsc odbioru. Nazywamy je Lunchspotami. Mogą się one znajdować w każdym budynku, na każdym piętrze, przy wszystkich pracowniczych kuchniach. Naszym zadaniem jest to, aby to jedzenie trafiało do pracownika w minutę po rozpoczęciu przerwy. Nawet jeśli trwa ona 15 minut, pracownik spokojnie zdąży zjeść ciepły i pełnowartościowy posiłek.

Drugim problem z jakim borykają się firmy to monotonia i często niska jakość posiłków. Bardzo ciężko dokonać szybkich zmian w menu. W przypadku wirtualnej stołówki wszystko można zmienić z tygodnia na tydzień”. – mówi Patryk Naspiński, dyrektor wdrażania benefitów w Lunching.

Jak działa wirtualna stołówka?

Możecie zamiast kuchni, magazynów i chłodni wyposażyć jedynie jadalnię wyznaczając miejsce do odbioru posiłków, które będą przywożone z zewnątrz. Pracownicy zamawiają swoje posiłki z dostawą korzystając ze swojego konta na Lunching. Na konto pracownicy logują się przy pomocy urządzeń mobilnych, komputera a w fabrykach mogą to zrobić za pomocą Infokiosku. Zamówienie posiłku na Lunching trwa średnio 37 sekund. To, jakie zobaczą menu zależy od naszych ustaleń: może to być spora lista restauracji, jeden wybrany punkt gastronomiczny z tanim domowym jedzeniem. W Lunching możemy włączyć pracownikom jeszcze opcje pudełkowych diet, pudełkowych lunchy, śniadania, jedzenie dla nocnej zmiany itp. To absolutnie elastyczne narzędzie, które możecie dopasować do modelu pracy Waszego zespołu. W każdej chwili możecie dostosować Lunching do okoliczności. Jeśli część osób przejdzie w tryb home office, jedzenie będzie dostarczane do ich domów. Jeśli pracownik pojawi się w pracy raz na tydzień, może wybrać na ten dzień dostawę do miejsca pracy. Takiej elastyczności nie zapewni Wam tradycyjna kantyna.

Czy możecie zapewnić dofinansowanie posiłków nie mając kantyny

Tak, możecie podpisać umowę z Lunching. Możecie:

  • wybrać jedną lub wiele restauracji, z których pracownicy mogą zamawiać jedzenie, 
  • wprowadzić dzienny i/lub miesięczny limit dofinansowania
  • ustalić godziny, w których przywożone jest jedzenie. 

Podsumowując, jeśli Waszym zadaniem jest zapewnienie posiłków dla pracowników, które będą świeże, pełnowartościowe i niedrogie, zacznijcie od oceny, czy konieczna jest inwestycja w tradycyjną stołówkę. Jeśli tak, działajcie zgodnie z powyższą instrukcją. Jeśli nie jest to konieczne, zachęcamy Was do przetestowania wirtualnej stołówki Lunching. Po próbnym miesiącu zawsze możecie wrócić do pierwotnego planu budowy stacjonarnej stołówki. Może się jednak okazać, że oszczędzicie dla firmy kilkaset tysięcy złotych i wdrożycie tańsze i elastyczne rozwiązanie.