Jak wygląda obsługa kart lunchowych i Lunchingu?

Podsumowanie zadań w przypadku kart lunchowych:Lunching
Karty zamawiasz u jednego z dostawców i podpisujesz z nim umowę. Na rynku jest dwóch dużych graczy Sodexo i Edenred.

Karty zamawia się na rok, dwa, maksymalnie 3 lata.

Karty trzeba rozdać pracownikom. W warunkach pracy home office każdy musi otrzymać kartę kurierem. Nie można kart wysłać zwykłą przesyłką pocztową, ponieważ odbiór musi zostać pokwitowany. Pisemne potwierdzenia odbioru kart musicie mieć w swojej dokumentacji.

Karty musicie regularnie zasilać u swojego dostawcy. Robicie to w pliku, który mu udostępniacie. Każda karta posiada numer przypisany do pracownika. Jeśli pracownicy posiadają różne kwoty doładowania, musicie być bardzo ostrożni, aby nie doszło do pomyłki. 
Ustalamy, jakie restauracje mają się znaleźć w menu pracowników. Podpisujesz umowę z Lunching.

Ustalamy również, gdzie znajduje się miejsce odbioru posiłków, w przypadku pracowników pracujących w firmie. Pracownicy pracujący z domu, sami wypełnią swoje  adresy w aplikacji.

Wysyłasz pracownikom gotową instrukcję obsługi aplikacji Lunching.
Podsumowanie zadań w przypadku kart lunchowych:Podsumowanie zadań w przypadku Lunching:
– podpisanie umowy 
– zamówienie kart
– doładowanie kart
– najczęściej co miesiąc
– wysyłka kart do pracowników lub rozdanie kart na miejscu
– ewidencja odbioru kart, zebranie podpisów
– zamówienie kart po dacie ważności
negocjacje z dostawcą w sprawie tzw. resztkówek, czyli niewykorzystanych zasobów na kartach
– podpisanie umowy
– ustalenie z Lunching, jakie mają być restauracje w menu lub zakres cen
– przekazanie mailowej instrukcji dla pracowników
– otrzymywanie gotowego raportu raz w miesiącu
Ile kosztują karty lunchowe?Ile kosztuje Lunching?
10-15 zł za wytworzenie jednej karty 
12-15 zł wysyłka karty do pracownika
0,5%-1,5% prowizja za każde zasilenie
10-15 zł za ponowne wytworzenie jednej karty po dacie ważności
Płacicie tylko za wykorzystany benefit. Przeczytajcie więcej.
Kalkulacja – karty lunchoweKalkulacja – Lunching
Przykład: 1000 pracowników otrzymuje karty doładowane 190 zł miesięcznie. 

Faktura za wdrożenie i pierwszy miesiąc: 
190.000 – środki na karcie
13.000 – produkcja
12.000 – dystrybucja
19.000- prowizja
234.000 zł.

Faktura za kolejny miesiąc:
190.000 – środki na karcie
19.000- prowizja od zasilania
209.000 zł.

Faktura za miesiąc, na który przypada wydanie nowych kart:
190.000 – środki na karcie
13.000 – produkcja
12.000 – dystrybucja
19.000- prowizja
234.000 zł.
Przykład: 1000 pracowników otrzymuje 190 zł miesięcznie do wykorzystania w Lunching.

Faktura za pierwszy i każdy kolejny miesiąc:
ok 133.000 zł. – dofinansowanie zrealizowanych zamówień,  zakładając, że średnia frekwencja zamówień to 70% – bo takie są nasze statystyki.

Pracownikowi nie kumulują się na koncie niewykorzystane środki. 
Czy firma odzyskuje niewykorzystane środki na kartach lunchowych?Czy firma odzyskuje niewykorzystane środki w Lunching?
Środki na kartach kumulują się z miesiąca na miesiąc. Jeśli po upływie daty ważności karty lub po zakończeniu współpracy z pracownikiem na jego karcie zostały niewykorzystane środki, zazwyczaj przepadają.W przypadku Lunching nie musicie niczego odzyskiwać, ponieważ płacicie za jedzenie dopiero po okresie rozliczeniowym i tylko za zamówione obiady i tylko kwotę dofinansowania. Jeśli wartość  zamówienia przekracza kwotę dofinansowania, nadwyżkę rozliczamy z Twoim pracownikiem. 

Przykład: Jeśli pracownik nie zamówi ani jednego obiadu w miesiącu na przykład z powodu wakacji, nie płacicie nic. 
Czy można skorzystać z ulg ZUS w przypadku kart lunchowych?Czy można skorzystać z ulg ZUS w przypadku Lunching?
Kontroler z ZUS nie ma dostępu do listy zakupionych przez pracownika produktów w restauracji czy sklepach. Możecie zebrać od pracowników deklaracje, że kupują tylko gotowe posiłki. Przepisy jednak nie są do końca jasne, czy urzędnikowi taka deklaracja wystarczy. W przypadku kart istnieje ryzyko, że pieniądze nie będą mogły podlegać zwolnieniu z opodatkowania.Lunching jest w 100 proc. wykorzystany przez pracowników na jedzenie w trakcie pracy. Możecie spokojnie przekazać na dofinansowanie posiłków w Lunching środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). W razie kontroli z ZUS jesteście bezpieczni. 
Rotacja pracowników a karty lunchoweRotacja pracowników a Lunching
W przypadku nowych pracowników, należy pamiętać o wyrobieniu nowych kart i regularnym ich zasilaniu.Nowi pracownicy otrzymują od Lunching unikatowy numer. Musicie im wysłać mail z instrukcją samodzielnej obsługi.
Miejsce pracy a karty lunchoweMiejsce pracy a Lunching
Jeśli chcecie, aby karty były wykorzystane realnie w celu zakupu lunchu, to w okolicy firmy lub miejscu zamieszkania pracowników (home office) muszą znajdować się restauracje honorujące Wasze karty.Lunching dostarcza posiłki z restauracji na terenie całej miejscowości, w której znajduje się Wasza firma. Jeśli ktoś pracuje z domu na osiedlu, gdzie nie ma żadnej restauracji, to również do niego dojedziemy. Podobnie jest w przypadku zakładów produkcyjnych.
Posiłki regeneracyjne a karty lunchowePosiłki regeneracyjne a Lunching
Dla pracowników posiadających posiłki regeneracyjne musicie mieć specjalne karty regeneracyjne.Lunching posiada opcję dofinansowania posiłków regeneracyjnych. Wszystko pod jednym dachem. Przeczytajcie, jak to zrobiliśmy z Tokai Cobex (rozmowa z szefową HR, rozmowa z koordynatorką projektu).
Wady kartWady Lunching
– bardzo duży wysiłek dla działu HR (dystrybucja, zasilanie, ponowna dystrybucja po dacie ważności)
– ryzyko błędów ludzkich przy dystrybucji i zasilaniu 
– koszty wytwarzania, dystrybucji i zasilania
– nie można kupić za to niczego poza jedzeniem
Zalety kart lunchowychZalety Lunching
Za pomocą kart nieograniczonych pracownicy mogą kupić wszystko, co chcą. 
W przypadku kart ograniczonych do gastronomii, mogą zakupić wszystko, co znajduje się w ofercie restauracji – w tym alkohol i tytoń
– minimalne obciążenie dla działu HR. Po implementacji benefitu, jego obsługa jest prosta i niewymagająca Waszego zaangażowania. Otrzymujecie jeden raport i fakturę miesięcznie.
– brak kosztów  obsługi benefitu, reklamacji, etc.
– pieniądze wydane zgodnie z przeznaczeniem, co daje Wam bezpieczeństwo w razie kontroli ZUS
– realny wpływ na produktywność i zdrowie pracowników


Karty i Lunching oczami pracownika

Karty lunchowe – co otrzymuje pracownik?Lunching – co otrzymuje pracownik?
Pracownik otrzymuje kartę. Może nią zasilić konto w aplikacji i płacić za pomocą telefonu. Musi jednak posiadać kartę fizycznie.

To Wy decydujecie, czy karta jest:
otwarta i można nią płacić wszędzie bez ograniczeń
ograniczona do gastronomii lub nawet tylko jednej kantyny
Pracownik samodzielnie ściąga na telefon aplikację Lunching. Może w niej zamawiać obiad, co odbywa się podobnie, jak w znanych aplikacjach Uber Eats czy Pyszne. Swoje konto uzupełnia o adres domowy, jeśli pracuje w trybie home office, lub hybrydowym. Każdego dnia może zdecydować o tym, czy zamawia jedzenie do domu, czy do firmy.
Co jedzą pracownicy mający karty lunchowe?Co znajdują pracownicy w menu Lunching?
To zależy od oferty pobliskich dostawców. Jeśli pracownicy przychodzą do firmy, a w pobliżu jest  food court, to świetnie. Jeśli nie, to pozostaje jedzenie z dowozem.Każdego dnia będzie miał do wyboru restauracje z różnymi rodzajami kuchni, począwszy od polskich zestawów obiadowych z baru mlecznego po wykwintne dania kuchni hinduskiej czy japońskiej. Menu możemy wspólnie ustalić, tak, aby dieta Waszych pracowników była smaczna i zróżnicowana.
Ile zapłacą za lunch posiadacze kart?Ile kosztuje obiad Lunching?
Wszystko zależy od oferty pobliskich restauracji. Jeśli zamawia z dostawą, musi doliczyć koszty transportu.W swoim menu znajdzie obiady w cenie od 13 zł bez kosztów dostawy i minimalnej wartości zamówienia. Ceny w menu są takie jak na miejscu w restauracji.
Kiedy pracownik może skorzystać z karty?Kiedy pracownik może skorzystać z Lunching?
Zawsze, kiedy otwarty jest lokal lub sklep honorujący karty. Tylko w dni robocze i w godzinach pracy. Jeśli pracujecie na zmiany, w nocy i w weekendy –  bez obaw. Możemy ustalić konkretne godziny odbioru posiłków dla Waszego zespołu.
Ile czasu zajmuje organizacja posiłku?Ile czasu zajmuje organizacja posiłku?
Nie poznaliśmy odpowiedzi na to pytanie, ponieważ każdy w bardzo indywidualny sposób korzysta z kart.39 sekund. Tyle czasu zajmuje średnio naszym użytkownikom zamówienie posiłku w Lunching.

Jak Lunching i karty lunchowe wpływają na Wellbeing i życie pracowników?

Karty lunchowe Lunching
Karty lunczowe to bardzo miły zastrzyk gotówki dla pracowników, którzy mogą kilka razy skorzystać z nich płacąc za posiłki w restauracji, lub zamawiając jedzenie na wynos. Jeśli korzystają z nich w prywatnym czasie, często kończy się na jednej lub dwóch kolacjach zjedzonych w gronie rodziny. Nie ma to realnego wpływu na ich codziennie nawyki żywieniowe, produktywność i zdrowie. Dofinansowanie obiadów w Lunching odczuwalne jest każdego dnia w pracy. Codziennie beneficjenci otrzymują w pełni, lub częściowo, opłacone ciepłe posiłki, co ma pozytywny wpływ na ich produktywność, organizację dnia oraz samopoczucie. To między innymi za pozytywne oddziaływanie na zdrowie pracowników, Lunching otrzymał Certyfikat Wellbeing Quality przyznawany przez Wellbeing Institute.

“Przyznajemy firmie Lunching certyfikat (…) za codzienne umożliwienie zjedzenia oraz dostarczenie lunchu do pracy. Wypracowanie autorskiej metody zamawiania posiłku, która buduje i utrwala nawyk zamawiania posiłku bez presji czasu i głodu” – czytamy na stronie Wellbeing Institute.

W naszej opinii, karty lunchowe są dobrym sposobem na przekazanie pracownikom dodatkowej gotówki do wykorzystania w dowolnym celu. Lunching ma zupełnie inną misję. To tanie w obsłudze narzędzie do wprowadzenia w firmie kultury jedzenia regularnych posiłków, ciepłych i pełnowartościowych. Wierzymy w to, że regularne jedzenie obiadów wpływa na ich produktywność, zdrowie i poprawia organizację dnia. 

Jeśli chcecie podejrzeć, jak działa to u naszych klientów z różnych branż, polecamy Wam wywiady na naszym blogu: