Posiłki dla pracowników a składki ZUS

Czy wiesz, że pracodawca może zapewniać posiłki swoim pracownikom, a ich
wartość będzie zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne?
Sprawdź, jakie należy spełnić warunki, aby benefit nie był wliczany do podstawy
wymiaru składek.

Nie każdy wie, że na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zwolniona z tych składek jest wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków.¹ A zatem jeżeli firma dobrowolnie chce zadbać o swoich pracowników
i ponieść koszty z tytułu zapewnienia im posiłków w pracy, nie musi ich wartości wliczać do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia.
Ta samo rozporządzenie dotyczy pracodawców, którzy w ramach obowiązku nałożonego na nich przez przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy, finansują pracownikom posiłki regeneracyjne.²

Jakie warunki należy spełnić?

Na podstawie przepisów wspomnianego Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej wartość posiłków zapewnianych pracownikom jest zwolniona ze składek ZUS gdy:

• za posiłki udostępniane pracownikom nie przysługuje ekwiwalent,
• wartość dofinansowania nie przekracza 450 zł miesięcznie na pracownika.³

Aby wartość świadczenia w postaci dofinansowania posiłku została zwolniona ze składek, pracodawca musi spełnić obydwa warunki.

Najpopularniejsze formy finansowania

1. Wirtualna stołówka
Jedną z najatrakcyjniejszych dla pracowników, ale i najwygodniejszą dla pracodawców form
jest dofinansowanie posiłków dostarczanych do miejsc pracy przez zewnętrznych dostawców
np. za pośrednictwem takich platform jak Lunching, który oferuje pełne wsparcie w obsłudze tego rozwiązania, a firmy mają dowolność wyboru modelu i wysokości dopłat.

2. Karty lunchowe
Można również zdecydować się na wdrożenie talonów lub kart lunchowych. Tu jednak trzeba być ostrożnym, aby można je było realizować wyłącznie w punktach gastronomiczno-restauracyjnych. Wartość talonów do miejsc, gdzie można kupić nie tylko gotowy posiłek, ale również inne produkty jak np. w supermarkecie nie podlega zwolnieniu ze składek, na co wskazuje wyrok Sądu Najwyższego z 24 września 2015 r.⁴

3. Własna stołówka/kantyna
Jeżeli firma prowadzi stołówkę, w której bezpłatnie wydaje posiłki regeneracyjne osobom do tego uprawnionym, może również w formie nieodpłatnej wydawać posiłki pozostałym  pracownikom. Wówczas jednak należy wyliczyć średnią, rynkową wartość posiłku, zsumować ilość przekazanych w ten sposób posiłków, a ewentualną nadwyżkę od kwoty 450 zł uwzględnić w składkach ZUS.

Zwolnienie ze składek bez limitu kwotowego

W przypadku, gdy pracodawca decyduje się na finansowanie posiłków wraz z pracownikami,
cała wartość świadczenia jest zwolniona ze składek ZUS bez limitu kwotowego, jeżeli:

• wynika to z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania
  lub innych wewnętrznych przepisów,
• przybiera formę niepieniężną,
• jest współfinansowane przez pracowników.

Spełnienie wszystkich wymienionych warunków oznacza, że wartość świadczenia w postaci posiłku finansowanego przez pracodawcę i pracownika, bez względu na wysokość kwoty, nie podlega ozusowaniu. Istotne jest także to, że świadczeniem muszą być objęci wszyscy pracownicy, a za jego wartość nie przysługuje ekwiwalent.

Przykład

Firma współpracuje z Lunching, kupując posiłki, które rynkowo kosztują 25 zł .

Pracownik ma możliwość nabycia tych posiłków od pracodawcy za 15 zł. Zatrudniony zamówił takich 30 posiłków w miesiącu. Koszt pracodawcy i jednocześnie wartość świadczenia przekazanego pracownikowi wynosi 450 zł – kwota ta nie zostanie uwzględniona przy naliczaniu składek ZUS.

Jak to zorganizować?

Zgodnie z podanym przykładem pracodawcy mogą nawiązać współpracę z firmą, za której pośrednictwem pracownicy będą zamawiać wybrane przez siebie posiłki, a ich koszt będzie subsydiowany przez pracodawcę. Dostawca usługi i platformy benefitowej (np. Lunching) może ograniczyć wysokość dofinansowania dla danego pracownika do limitu 450 zł, a na koniec miesiąca wygeneruje raport, który udokumentuje wysokość dofinansowania per pracownik.

Alternatywnie, firmy, które chcą wdrożyć taki benefit, mogą również zakupić posiłki od dostawcy zewnętrznego, a następnie posiłki sprzedawać pracownikom na preferencyjnych warunkach, po cenie niższej niż zakupu. Wówczas wartość świadczenia również w całości i bez limitu kwotowego nie będzie uwzględniana przy naliczaniu składek.

Rzadziej, pracodawcy decydują się na stworzenie firmowej stołówki, która także daje możliwość współfinansowania posiłków udostępnianym pracownikom.
Jednak ze względu na konieczny tu poziom zaangażowania ze strony przedsiębiorstwa, wymagania związane z odpowiednim miejscem czy przepisami sanitarnymi, na to rozwiązanie mogą sobie pozwolić nieliczne firmy.

W każdym z tych sposobów kluczowe jest, aby spełnić wszystkie warunki zawarte w
§ 2 ust. 1 pkt 26 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998r.
i nie narażać się na koszty odsetek związanych z odprowadzaniem składek od niewłaściwej podstawy ich wymiaru. Wdrażając benefit we współpracy z Lunching, pracodawca całkowicie eliminuje ryzyko jakiejkolwiek pomyłki. Zapewniamy nie tylko indywidualne podejście, pełne wsparcie w kwestiach organizacyjnych, ale także gwarantujemy przeprowadzenie całego procesu współfinansowania lub dofinansowania posiłków dla pracowników w taki sposób,
aby z korzyścią dla firm, wszystkie ustawowe warunki były spełnione.

1. § 2 ust. 1 pkt 11 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r.
2. § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r.
3. § 2 ust. 1 pkt 11 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 22.02.2022 r.
4. Wyrok Sądu Najwyższego z 24 września 2015 r.