Przygotowanie stanowisk pracy i przestrzeni wspólnej na powrót Twojej firmy po kwarantannie to duże wyzwanie. Ale jak przygotować na powrót… samych pracowników? Przeczytaj o tym, jak mądrze zadbać o atmosferę i organizację w biurze po powrocie z home office.
Możliwe, że już od kilku tygodni przygotowujesz biuro na powrót zespołu po miesiącach pracy zdalnej. Dostawy środków czystości się opóźniały. Trwały prace nad przearanżowaniem przestrzeni. Próbowaliście umożliwić pracownikom zachowanie dystansu i wreszcie się udało. Wszystko gotowe na powrót. Jest jednak jeszcze jedna ważna kwestia, o którą musisz zadbać jako osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie firmy. Nawet najważniejsza! To głowy pracowników.
Czytaj też:
Jak przygotować biuro na powrót pracowników? oraz Jak organizować posiłki w firmie w nowej rzeczywistości?
Co możesz zrobić, by powrót do biura po pandemii był dla zespołu komfortowy? Jak zadbać o to, by wracający do biura pracownicy czuli się w nim swobodnie? Jak generować dobre emocje? Pokazujemy, jak zorganizować pierwszy dzień po powrocie, jak zintegrować zespół, którego część pracuje zdalnie, a część w biurze, oraz co zrobić z dotychczasowymi benefitami.
Wskazówka:
Jeszcze zanim wrócicie do biura, przedstaw wszystkim pracownikom nowe zasady funkcjonowania. Powiedz o tym, jak Twoja firma zadbała o zachowanie zasad bezpieczeństwa. Wytłumacz, jak teraz pracownicy powinni zachowywać się w przestrzeni wspólnej i przy stanowiskach. Możesz to zrobić w czasie grupowej wideokonferencji. Pamiętaj jednak, by dokładne informacje przekazać także mailowo. Wszystkie zasady warto powtórzyć też na miejscu.
Pierwszy dzień w biurze po pracy zdalnej. Co możecie zrobić?
Powitanie i instruktaż
Najważniejsze jest, by każdy zespół, który wraca do biura, dokładnie poinstruować. Każdy pracownik musi wiedzieć, jak powinien zachowywać się w nowej rzeczywistości, gdzie znajdują się środki do dezynfekcji, jakie zasady korzystania z pomieszczeń obowiązują i tak dalej. Warto, by dział administracji (albo inne osoby odpowiedzialne za organizację w biurze) przygotował sobie schemat takiej procedury powitania. Można wyznaczyć też kogoś, kto będzie instruował kolejne powracające zespoły.
Żeby ułatwić Ci ten proces, przygotowaliśmy checklistę. Znajdziesz w niej punkty, o których warto pamiętać, instruując pracowników wracających do biura:
- Pokaż pracownikom, gdzie znajdą środki higieny osobistej i do dezynfekcji stanowiska pracy.
- Poinstruuj ich, w jakich przestrzeniach muszą poruszać się w maseczkach.
- Przekaż zasady dotyczące użytkowania kuchni (zwłaszcza ekspresu do kawy, mikrofalówki, lodówki i innych wspólnych urządzeń).
- Opisz, na co pracownicy powinni uważać, korzystając z przestrzeni wspólnych.
- Powiedz, ile osób może maksymalnie znajdować się w danym pomieszczeniu.
- Wskaż, które z pomieszczeń nie są dostępne (jeśli wyłączyliście jakieś z użytku).
- Powiedz, jakie są procedury, w przypadku gdy pracownik poczuje się źle, będąc w biurze.
- Wytłumacz, co pracownik powinien zrobić, jeśli poczuje się źle jeszcze przed wyjściem do pracy.
Integracja
Zwróć uwagę na to, że impreza integracyjna w biurze jest dobrym pomysłem tylko wtedy, kiedy zespół jest nieliczny i wszyscy wracają do budynku w tym samym czasie. Inaczej ktoś może poczuć się wykluczony. Jeśli jednak decydujecie się na spotkanie integracyjne w większym gronie, pamiętajcie o zachowaniu wszelkich zasad bezpieczeństwa. Warto przemyśleć umówienie się na świeżym powietrzu.
Jeśli myślisz o powitalnym poczęstunku… przemyśl go dwa razy. Pracownicy mogą nie chcieć jedzenia przygotowanego przez innych, zwłaszcza jeśli czekało na stołach przez jakiś czas. O wiele lepiej zamówić wspólny posiłek i zjeść go zaraz po dostarczeniu.
Wskazówka
Przemyślcie dotychczasowe firmowe zwyczaje. Jeśli do tej pory w firmie z okazji urodzin pracownik przynosił ciasto, warto ustalić, czy wciąż to robicie. Możliwe, że inni członkowie zespołu nie będą chcieli jeść potraw przygotowanych przez kolegę/koleżankę. Ważne, by wypracować taki nowy sposób na świętowanie, który da Wam radość, ale jednocześnie pozwoli zachować zasady bezpieczeństwa.
Przykładowo: grupowe składanie życzeń i przytulanie się kolejno nie jest teraz dobrym pomysłem. Możecie zastąpić je gifami czy filmikami na firmowym komunikatorze.
Jednak co robić, jeśli część z Was pracuje zdalnie i nieprędko spotkacie się w biurze w pełnym gronie?
Jak utrzymywać dobrą atmosferę w zespole, kiedy część z Was pracuje zdalnie?
Bardzo możliwe, że Ty i Twój zespół wracacie do biura rotacyjnie i w niepełnym wymiarze godzin. Paradoksalnie sytuacja, kiedy część Was jest na miejscu, a część zdalnie, może być trudniejsza, niż kiedy wszyscy byliście w domach. Dlatego pamiętajcie o ważnych zasadach, które pomogą Wam zachować produktywność i dobrą komunikację w tych hybrydowych warunkach.
Regularnie spotykajcie się na podsumowujących wideokonferencjach
– codziennie, kilka razy w tygodniu albo co tydzień, w zależności od tego, jak pracujecie. Informujcie się nawzajem o tym, jakie zadania planujecie na dany dzień.
Zachowajcie zdwojoną czujność, organizując pracę zespołu
–dzieląc zadania, opisując je, raportując na platformach do zarzadzania pracą zespołu. Dobitniej niż kiedykolwiek informujcie się o blokerach i upewniajcie się, że wiadomość dotarła do wszystkich zainteresowanych. Jeśli nie dbaliście o to wcześniej, teraz zajmie Wam to więcej czasu, ale niebawem zobaczycie efekty. Przede wszystkim znikną nieporozumienia i konflikty 😊
Wyznaczcie zasady komunikacji
Jeśli korzystacie z komunikatorów, platformy do zarządzania zadaniami, maila, a do tego część z Was do tego jest w biurze i rozmawia na żywo, wiele ważnych informacji może umknąć zainteresowanym. To powoduje chaos. Dlatego ustalcie, gdzie o czym piszecie. Możecie nawet ująć do w formie dokumentu dostępnego dla wszystkich. Co najważniejsze – zapisujcie wszystko, zwłaszcza wnioski z rozmów w biurze.
Uczcie się
Bierzcie udział w szkoleniach, webinarach, organizujcie je choćby wewnętrznie. To pozwoli Wam zarówno integrować się, jak i rozwijać kompetencje.
Spędzajcie wspólnie czas online
Nie od razu wszyscy zobaczycie się na miejscu, warto więc od czasu do czasu przenieść spotkania integracyjne do świata online. Umówcie się „na pogaduchy” albo wspólne oglądanie filmów.
Tyle o integracji zespołu pracującego hybrydowo. Co jeszcze warto przemyśleć?
Nowa rzeczywistość, przewartościowanie benefitów
Jak pandemia zmieniła naszą sytuację zawodową?
Z badań Pracuj.pl przeprowadzonych w czasie pandemii wynika, że 44% badanych obawia się utraty pracy przez pandemię. 51%, by zatrzymać obecną pracę, jest gotowych wykonywać nowe obowiązki. Ważną informacją jest, że tylko 29% pracowników byłoby gotowych zaakceptować niższą pensję. Wielu z nich rozważa zmianę pracy. A główną zachętą jest poszukiwanie bezpiecznego, stabilnego zatrudnienia. Dlaczego o tym mówimy? Bo to oznacza zupełne przewartościowanie priorytetów w zakresie warunków zatrudnienia i benefitów pozapłacowych.
Jaki benefit w tej sytuacji zaproponować pracownikom?
W tej sytuacji pracownika nie przekona Multisport czy Owocowa Środa (w końcu każdy mógł dotykać owoców z kosza!). Ważniejsze są edukacja (która umożliwi przyjęcie nowych obowiązków) i poczucie bezpieczeństwa. Liczy się też chęć zachowania dotychczasowego wynagrodzenia, oszczędzanie.
Stąd wartością będą szkolenia i kursy – zwłaszcza przeprowadzane przez samych pracowników.
Najważniejsze dla zespołu może jednak okazać dofinansowanie do posiłków – przecież jedzenie to jeden z podstawowych wydatków. Benefit w postaci zorganizowania i bezpiecznego dostarczania posiłków pozwoli odciążyć kieszeń pracownika. Warto przemyśleć „wirtualną kantynę”. Zwłaszcza kiedy kuchnia lub biurowa stołówka jest z powodu restrykcji dostępna w ograniczonym zakresie lub zupełnie zamknięta. Środki na taki benefit można przesunąć np. z dopłat do aktywności fizycznej. Bo choć siłownie są już otwarte – przynajmniej na razie – nie wszyscy czują się na tyle bezpiecznie, by z nich korzystać.
Dobrym pomysłem w nowej rzeczywistości jest też udostępnienie pracownikom jako benefitu konsultacji z psychologiem. Istotnym dodatkiem jest wciąż podstawowa opieka zdrowotna – telekonsultacje w czasie kwarantanny pomogły wielu osobom.
*
Pamiętaj, że w przygotowaniu na powrót ważna jest elastyczność: sytuacja epidemiologiczna może się zmienić i wymagać od Ciebie i Twojej firmy dostosowania się do nowych warunków.
