Coraz więcej firm powoli przygotowuje się na ponowne otwarcie biur. Jednak powrót do miejsca pracy nie oznacza odświeżenia tych samych warunków, w których żyliśmy przed social distancing. Wchodzimy w nową rzeczywistość, nazywaną już nawet „nową normalnością”*. Wymaga ona od pracodawcy przygotowania i większego niż kiedykolwiek wyczulenia na potrzeby pracowników. To nie tylko zakupienie niezbędnych środków sanitarnych, ale też reorganizacja pracy.

Jak wobec tego przygotować się na powrót do biura, by był maksymalnie bezpieczny? Dla ułatwienia możesz go podzielić na 5 obszarów:

Zadbaj o bezpieczeństwo w przestrzeniach wspólnych

Te same zasady ochrony przed koronawirusem, którymi kierujemy się w życiu prywatnym i przykładowo, wychodząc na zakupy, muszą obowiązywać w pracy. Uczul pracowników na to, że wzajemna odpowiedzialność za bezpieczeństwo w przestrzeniach wspólnych jest kluczowa, jeśli nie chcemy dopuścić do nowej fali zachorowań.

Wejście do budynku

  • Warto zadbać o to, by pracownicy nie wchodzili do budynku grupami, lecz osobno, w odstępach 2 m. Dokładnie tak, jak zachowują się w innych miejscach publicznych. Taką samą odległość od siebie powinni utrzymać także w innych miejscach w biurze.
  • Gdy to możliwe, przy wejściu powinna być mierzona temperatura pracowników. Jeśli któryś ma stan podgorączkowy, nie może pracować. Kiedy jednak nie jesteś w stanie zapewnić kontrolowania temperatury, poproś pracowników, by sprawdzali ją samodzielnie przed wyjściem z domu i pracowali zdalnie, jeśli widzą niepokojące objawy.
  • Oddziel stanowisko portiera/recepcjonisty, na przykład ścianką z pleksi.
  • Przy wejściu do budynku zamontuj też bezdotykowy dozownik środka dezynfekującego i przygotuj maseczki i rękawiczki dla klientów i gości.

Pomieszczenia wspólne, korytarze, windy

  • Zadbaj o częstsze dezynfekowanie przycisków i klamek w częściach wspólnych oraz czyszczenie podłóg. Jeśli w Twoim biurze są maszyny vendingowe, również powinny być dezynfekowane.
  • Jeśli to możliwe, zamiast otwierania drzwi za pomocą kodu, wprowadź karty dostępu. Uczul też pracowników, by nie naciskali klamek wewnętrzną częścią dłoni.
  • Usuń z przestrzeni wspólnych meble do odpoczynku, które mogłyby sprzyjać grupowaniu się pracowników.

Toalety

  • Wywieś instrukcje pokazujące pracownikom, jak poprawnie myć ręce. Wydaje się, że tego już wszyscy się nauczyliśmy, jednak ostrożności nigdy za wiele.
  • Zadbaj o bezdotykowe dozowniki mydła i płynu do dezynfekcji oraz ręczników.
  • Uczul pracowników, że gdy umyją ręce, ale potem dotkną klamki drzwi prowadzących do toalety, ponowna dezynfekcja jest konieczna.
  • Zainstaluj w kabinach płyn do dezynfekcji desek sedesowych albo papierowe podkładki oraz foliowe woreczki na odpady, których nie można wyrzucać do toalety (zwłaszcza w WC damskich).

Sale konferencyjne, pokoje ksero, pokoje spotkań

  • Jasno wyznacz, ile osób może przybywać w każdym z tych pomieszczeń.
  • W każdym z nich powinny znaleźć się pojemniki z płynem do dezynfekcji i papierowe ręczniki.
  • Zadbaj o to, by były regularnie wietrzone, ale w miarę możliwości bez użycia klimatyzacji, która zamyka obieg powietrza.
  • Dopilnuj, by ogólnodostępne drukarki i kopiarki były regularnie dezynfekowane. Najlepiej przez każdego pracownika, który zamierza z nich korzystać.
  • Jeśli korzystacie z biurowych budek telefonicznych, powinny być dezynfekowane i wietrzone po każdej rozmowie.

Warto wiedzieć, że niektóre firmy zamykają nawet przestrzenie wspólne takie jak pokoje do odpoczynku czy stołówki, by nie narażać pracowników.

O tym, jak zachować bezpieczeństwo w kuchni i w czasie posiłków w pracy po pandemii, napisaliśmy w osobnym artykule.

Zapewnij pracownikom bezpieczne stanowiska

Przede wszystkim każdy z pracowników powinien mieć dostęp do maseczek i rękawiczek. Kolejnym punktem na liście jest możliwe jak najbardziej odizolowane stanowisko pracy. To teraz podstawa bezpieczeństwa pracownika.

  • Jeśli pracujecie w wielu małych pomieszczeniach, sprawdź, ile osób może maksymalnie przebywać w jednym, i wprowadź zmiany rotacyjne.
  • Jeśli pracujecie na open space, gdzie możliwe jest powiększenie odstępów między biurkami, zróbcie to.
  • Jeśli pracujecie przy wspólnych, połączonych stołach, rozdzielcie je i oddalcie od siebie tak bardzo, jak to możliwe.
  • Jeśli oddalenie biurek nie jest możliwe, zainstalujcie ścianki działowe między stanowiskami. Możecie wybrać te z pleksi – jak w sklepach i aptekach. Kiedy nie jest to możliwe ze względu na Wasz budżet albo dostępność produktów, wybierzcie choćby ścianki drewniane czy nawet kartonowe.

W pokoju pracy powinny być też zapewnione środki do dezynfekcji rąk i stanowiska, nawet jeśli korzystacie regularnie z usług firmy sprzątającej:

  • Zainstaluj bezdotykowy dozownik płynu dezynfekującego i pojemnik ręczniki papierowe.
  • Zadbaj o pojemnik z płynem do dezynfekcji / ściereczki antybakteryjne do czyszczenia biurek, klawiatur, telefonów i innych przedmiotów na biurkach.

A także:

  • Uczul pracowników, by regularnie wietrzyli pomieszczenie, w którym przebywają.
  • Jeśli chcecie się ochłodzić, postawcie na przenośne wiatraki zamiast klimatyzacji.

Dziel powrót na etapy

Choć firmy, które mogły sobie na to pozwolić, przeszły w tryb pracy zdalnej niemal natychmiastowo i jednocześnie, nie wrócą do biur w ten sam sposób. Aby powrót Twojego zespołu nie spowodował wzrostu zachorowań na COVID-19, musi odbywać się stopniowo. Możesz zaplanować go na przykład w taki sposób:

  1. W pierwszej kolejności zaproponuj powrót osób, które są w biurze niezbędne. Pamiętaj, by nie zmuszać do powrotu tych, którzy wyraźnie tego nie chcą. Zadbasz tym samym o ich komfort psychiczny.
  2. Nie wracajcie do biura od razu w pełnym wymiarze, od poniedziałku do piątku. Na początek określcie dni, w których pojawiacie się w biurze. Kiedy tylko możecie, wciąż pracujcie zdalnie.
  3. Podziel pracowników na kilka grup. Każda powinna być „miniaturą” Twojego zespołu i składać się z osób o uzupełniających się kompetencjach. Jeśli to możliwe, nie doprowadź do tego, by w jednej grupie pojawiło się kilka osób o tych samych umiejętnościach.
  4. Przychodźcie do biura rotacyjnie, w ustalonych wcześniej grupach – ustalcie, który team będzie w budynku w określonych dniach albo porach. Chodzi o to, by taki zespół mógł sprawnie pracować, kiedy już się spotka. Z drugiej strony to gwarancja, że firma nie zostanie sparaliżowana, gdy któryś z pracowników zachoruje.

Czy wszyscy będą mogli wrócić w pełnym wymiarze godzin? Czas pokaże. Wszystko zależy od tego, czy i jak koronawirus będzie rozprzestrzeniał się dalej.

Zadbaj o komfort psychiczny zespołu

Pamiętaj, że nie wszyscy Twoi pracownicy mogą i chcą wrócić do pracy w biurze. Część z nich po prostu się boi. Odkąd nabraliśmy społecznego dystansu, dla niektórych spotkanie z większą grupą obcych osób jest bardzo stresujące. Niektóre firmy już w czasie kwarantanny zapewniły pracownikom darmowe konsultacje z psychologiem. Jeśli Twoi nie mogą z nich jeszcze skorzystać, powrót do biura jest dobrym momentem, by to przemyśleć. W tej chwili to benefit znacznie bardziej przydatny niż multisport!

A jeśli zamkniesz kuchnię i przestrzenie, gdzie do tej pory pracownicy mogli zjeść ciepły obiad, przemyśl też udostępnienie im „wirtualnej stołówki”. Mogą Ci w tym pomóc konsultanci Lunching.

jak przygotować biuro do powrotu pracowników

Przygotuj się na nową kulturę pracy

Nowy savoir-vivre w biurze to konieczność. Zapewnij pracowników, że od teraz w złym tonie nie będzie:

  • Witanie się bez uścisku dłoni. Możecie wypracować nowe gesty!
  • Ograniczenie osobistych spotkań z klientami i podróży służbowych na rzecz konferencji video.
  • Kontaktowanie się ze współpracownikami e-mailem, przez komunikator albo telefonicznie zamiast umawiania spotkań. Bardzo możliwe, że podniesie to nawet efektywność Waszej pracy.

Zwróć też uwagę, że od teraz możliwość pracy zdalnej kilka dni w tygodniu stanie się nie przywilejem, ale nowym standardem.

*

Pamiętaj, że przygotowanie procedur związanych z powrotem do biura po pandemii to dopiero połowa sukcesu. Drugą jest jasne informowanie o nich pracowników. Dlatego, nim wrócicie, wszystkie ustalenia przekaż im mailem. Dzięki temu będą mogli do nich wrócić. A tam, gdzie to tylko możliwe, wywieś dodatkowe plansze informacyjne.

* Jak firmy szykują się na „nową normalność”, „Forbes”.