Żadna spośród 246 firm, które wzięły udział w badaniu Ernst & Young (EY) w styczniu br. nie zamierzała pozostać przy trybie zdalnym w pełnym wymiarze godzin po zakończeniu pandemii. Teraz kiedy powroty zaczynają być możliwe, firmy muszą podjąć kluczowe decyzje, czy wracać, kiedy i w jakim wymiarze. 

Jeśli odpowiadacie za wdrożenie nowego modelu pracy w Waszej firmie, zacznijcie od tych 6 punktów, aby odpowiednio wcześnie przygotować siebie i Wasz zespół do nadchodzących zmian .


Komunikujcie jasno

Aby Wasi pracownicy czuli się komfortowo, muszą wiedzieć, czego się spodziewać. Dlatego podejmując decyzje o tym, jak będą wyglądać harmonogramy w biurze lub harmonogramy hybrydowe, informujcie swój zespół na bieżąco o zmianach i oczekiwaniach różnymi kanałami, poprzez e-mail, spotkania menedżerów, a nawet wewnętrzne podcasty. 

Omawiając plany z pracownikami, prawdopodobnie poznacie ich opinie na temat tego, co się dzieje. Jeśli te opinie będą negatywne, wysłuchajcie ich. Tylko wtedy będziecie mogli na nie zareagować.

Nawet jeśli będzie to miało formę ankiety, dajcie Waszym pracownikom poczucie, że są wysłuchani a ich zdanie ma znaczenie. Być może niektóre z obaw będziecie mogli od razu rozwiać.


Bezpieczeństwo to nadal podstawa

Ważne jest, aby do kwestii organizacji bezpiecznego miejsca pracy podejść systematycznie, a nie ad hoc. Nawet najprostsze czynności, jak mycie powierzchni gładkich czy ozonowanie, powinny być częściami ogólnodostępnej procedury, którą do wiadomości otrzyma każdy pracownik. A tu gotowa Check-lista, jak przygotować biuro.

Tami Simon, wiceprezes w firmie Segal podkreśla, że bezpieczeństwo fizyczne, psychiczne i finansowe jest kluczową kwestią. „Pracownicy, oprócz tego, że będą czuli fizyczne bezpieczeństwo, powinni wiedzieć, że nie będą musieli ponosić konsekwencji za wyrażanie swoich potrzeb lub okazywanie niechęci do powrotu do biura” – mówi Simon.

Wykorzystajcie Moc FOMO

FOMO (Fear of missing out) oznacza strach przed tym, co nas omija. Jeśli zależy Wam na tym, aby pracownicy powrócili do biur chętnie i byli zmotywowani, pokażcie im, co ich ominie jeśli pozostaną w domach. Skorzystajcie z FOMO dopiero wtedy, kiedy pracownicy poczują się już komfortowo i bezpiecznie na myśl o powrocie. To idealny moment, aby przypomnieć im, jak fajnie może być w biurze. To tu odbywają się spotkania, te formalne i te przy wspólnym posiłku w kuchni, imprezy firmowe, konferencje. Większość pracowników lubi relacje osobiste i spotkania twarzą w twarz i, jak pokazują badania, większości z nich tego właśnie brakuje. 

A jeśli obawiacie się, że pracownicy po takim czasie nie znajdą tematów do rozmów to udostępniajcie im Lunching. Według Magdy Woźniak, kierowniczki personalnej firmy Plum, w jej firmie o jedzeniu rozmawia się często.

“Myślę, że to, co poprawia Lunching to z pewnością nastrój u ludzi. Nasz dział HR ma za zadanie przeciwdziałanie konfliktom, musimy zadbać o pozytywne relacje wśród ludzi. Teraz pracownicy rozmawiają często o jedzeniu, dyskutują o tym, co zamówili w Lunching, co można polecić a co mniej. Powstała nawet grupa dyskusyjna na komunikatorze Teams.” – mówi w wywiadzie na PulsHR.

Wybierajcie stabilne świadczenia 

Wybrane przez Was benefity pracownicze powinny być możliwe do realizacji przez pracowników bez względu na to, jaka będzie decyzja zarządu co do modelu pracy. Jeśli nastąpią kolejne szybkie decyzje i zmiany, nie powinny one wpłynąć na dostępność świadczeń. Stabilność benefitów zapewni poczucie bezpieczeństwa, ale również nie przysporzy Wam kolejnych obowiązków. 

Jeśli jednym z Waszych świadczeń jest zapewnianie dostępu do posiłków, warto udostępnić pracownikom wirtualną stołówkę Lunching, która działa zarówno w domu jak i w biurze. Lunching to benefit idealnie sprawdzający się w dobie szybkich zmian. Bez Waszego udziału pracownicy sami na swoim koncie elastycznie wybierają miejsce dostawy posiłku pomiędzy dwiema opcjami: dom i biuro. 

Posiłki w Lunching dla pracowników możecie w każdej chwili dofinansować w dowolnej kwocie dziennej lub miesięcznej bez konieczności długofalowego zobowiązania. Możecie też zdecydować o tym, czy dofinansowanie dotyczy wszystkich, czy tylko tych, którzy pracują z biura. Może być to kolejny czynnik motywacyjny.

Dostosujcie przestrzeń

“Stwórzcie przestrzeń, do której ludzie będą chcieli wracać” – sugeruje Simon. Może to obejmować zmiany w przestrzeni fizycznej i zaspokojenie potrzeb, takich jak stojące biurka, aby pomóc pracownikom uniknąć siedzącego trybu życia przez cały dzień. Jeśli zamierzacie zmieniać pracowników przebywających w biurze i poza nim, możecie rozważyć porzucenie stałych biurek i utworzenie stacji roboczych, które można będzie udostępniać. „To okazja do ponownego przemyślenia, jak praca jest wykonywana i gdzie jest wykonywana” – mówi. 

Bądźcie szybsi od plotek

To część komunikacji ale zasługuje na osobny punkt. Jeśli Twój zarząd nie podjął jeszcze decyzji w sprawie powrotu do biura, poinformuj o tym swoich pracowników. Choć pozostaną w lekkim niepokoju co do tego, co ich czeka, nie powstaną plotki i efekt głuchego telefonu. Zawsze lepiej powiedzieć ludziom, że jeszcze nie ma decyzji w sprawie powrotów, niż nie informować ich wcale. Taki komunikat możecie przygotować w formie listu od prezesa zarządu, który prosi pracowników bezpośrednio o cierpliwość i zapewnia, że wszystko jest w porządku.

Autor: Danuta Pawlik, Lunching